袁帅:数字化信息技术在会展活动产业中的应用

袁帅:数字化信息技术在会展活动产业中的应用

时间:2020-02-12 07:16 作者:admin 点击:
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会展业中大量使用信息及网络技术,将会进一步完善会展的媒介功能,这种数字化、信息化建设最终将促使会展服务内涵拓展,为展览商和观众提供更多的方便。UFI主席曾提出,早在2005年就已有80%以上的参展企业和组展商通过网络信息技术进行沟通,电子邮件、企业网页、电子支付手段和服务、网络身份的安全认证技术、信息和数据的网上传播和自动化处理、网上商品交易系统等信息技术都会随着网络应用而参与到会展业中,提高工作效率,降低成本。

一、基础信息技术的会展作用分析

1.提高了会展信息交流速度

信息技术提高了政府、会展行业协会、会展企业、参展企业四者之间信息的交流速度。政府可以通过网络向公众发布最新的政策和法规,并为行业协会、会展公司、参展企业提供快速的政府服务,提高政府效率;会展行业协会可以及时将行业动态和行业规定传递到相关部门和企业;会展公司可以实时报道会展信息,让不能来参加会展的组织和个人随时了解会展进展,或者提供网上参展报名服务,方便参展企业进行活动。

2.拓宽了会展信息交流的广度

会展的整个运作过程包括了政府、行业协会、会展公司、参展企业、媒体和会展观众等,涉及面广,需要多方共同合作。而电子商务等信息技术在会展中的应用,为会展信息在不同主体之间的交流创造了条件,促进信息的共享,扩大了信息交流的广度。比如,会展公司可以通过政府的在线服务进行国际会展的申报工作,当会展项目被批准,通过信息技术的支持,相应的信息将被行业协会、会展企业、媒体和参展商、观众共享,使会展的开展更加通畅。同时,当会展各个主体都利用网络交流信息,依据网络效应理论,则会给每个主体带来最大的价值。

3.降低了会展企业成本

ERP、CRM、SCM、EB等先进管理信息技术的运用,一方面使得展览项目宣传更为广泛,组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料,另一方面,会展组织企业可以通过该平台更加快捷地获取来自各方的实时信息,动态地调整相关政策,更好地适应瞬息万变的市场,获得市场先机。另外,会展信息化将促使展览活动操作走向规范化,这是会展信息化发展的客观要求。

二、网络信息技术的会展作用分析

1.提高了会展活动的工作效率

组织、参加展览的各个环节上信息收集、传递、处理的电子化和自动化都使展览业务处理效率空前提高。大多数展览会组织者网上招展、网上旅行机票和旅馆预订、对客户的咨询通过电子邮件及时回复以及网上下载客户需要的有关展览会的各种资料〔展馆展位平面图、展览日程安排、展览会服务手册〕等等。

2.增强了会展活动的经济效益

网络的应用使组展者、参展商、观众之间的联络手段从传统的高收费的电话、传真、信件中解放出来,使得业务费用降低;网络应用使得展览项目宣传更为广泛,组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料,从而避免选择项目时的盲目性及由此带来的经济损失;办公自动化提高了工作效率,经济效益自然提高。

3.加强了会展业的协调管理

展览业的协调管理机构是在掌握大量信息和数据、在多个组展单位及其项目中选优汰劣的基础上开展工作的,展览业流程的标准化和展览运作规范化都将使展览协调管理机构有据可依,从而为其进行科学化管理奠定基础。

4.促进了展览业的全球化发展

网络使得展览项目、组织机构的对外宣传面向全世界进行,展览信息从定向发布走向非定向发布,对展览会的宣传挣脱了地理位置的束缚。通过网络平台可以拓展会展企业的招展网络,尤其是海外招展网络,能增强企业自身的招展、组展能力,提高企业的核心竞争力。会展信息化使得会展产品参与国际范围内的展览业竞争将成为现实。

三、电子商务信息技术的会展作用分析

电子商务进入会展业是会展业自身发展的需要。会展是人们进行信息交流发布、洽谈商业合作和进行市场营销的场所,发挥的是一种桥梁和媒介作用,而电子商务在这方面具有传统会展业无可比拟的独特优势。按照电子商务对传统会展业介入程度的不同,可分为两个层次:一是不完全会展电子商务,即借助网络技术进行的部分会展活动,其对会展业的作用如上面所述。另一个是完全电子商务,即网上会展。其作用除最基本的提高会展活动效率、降低企业成本、提高经济效益等,还有其他方面的作用:

1.网上会展吸引企业上网进行信息的撮合和交易

网上会展最大的特点是依托在各地运营机构和合作伙伴的信息平台或者企业上网站点来展示。网上会展中的展会、展商、展品等所有信息都经过组委会、电信运营商的严格审核,以保证网络信息的安全性,以利于企业放心地选择展会、展商和展品。因此,网上会展信息的真实和有价值信息增强了参与站点的信息价值性,增强这些站点在本地或本行业品牌影响力。而且网上会展这种一段时间里的高速集中的宣传和造势,不仅可促使实地参展的企业同时参加网交会,亦能带动大量因受时间和空间限制的外地企业参加网络展,使得网上会展线上线下都被企业关注,吸引企业上网进行产品供求信息的交换甚至进行商品交易。

2.网络会展成为会展业增强市场抗风险能力的最佳选择

会展组织者以展会为媒体,为展商与贸易商提供有效的交流平台,客观上是以集群与时空结合的方式,为行为主体间创造交流的环境。在突发危机发生的情况下,这种方式受到了挑战。“会展电子商务”以其高效、灵敏的特点,表现出特殊的应用价值,实现了人们之间在不接触的情况下,照常经济交往与贸易活动,有效阻断了传统展览密集人群,集合传染源的途径。(以上内容来自:中国会展经济研究会)

四、线上线下结合进一步下沉,O2O2O双线闭环服务模式将成为互联网+会展业转型升级的必选落地趋势

作为聚焦于产品展示的商业场景,展会使某行业产业链上的各方能互相交流认识、贸易合作。

实际上,举办展览只是主办方促进参会者沟通、体现平台价值的众多场景之一,除此还会举办各种商业餐会、论坛、路演、培训会、研讨会、配对会等,而其实这些看似附加在展会基础上的增值服务,其实带给参会者的效果更显著。 毕竟,不同的商业场景意味着不同的人员、层级、身份、目的、话题,因此而提供不同的价值。

可想而知,在未来,传统展览场景(即主办机构利用产品展示的单一展览活动形式所占用参会者的时长)会被其他活动场景瓜分,因而展览对参会者的影响会越来越有限。

“好在,今天我们生活在移动互联网时代!互联网的本质价值是“连接”,信息数字化实现了连接一切,借此恰好能为传统展览场景提供良好补充,甚至为参会者挖掘更多基于展览场景的新需求。”那么,为什么说中国会展业接下来线上线下结合将进一步下沉,O2O2O模式成为互联网+会展业转型升级的必选落地趋势?

因为,会展活动的本质是:连接参会者——无论何种形式,会展活动莫过于连接人与人。虽然参会者背后所代表的是组织、机构,但个人依然是参会者的直接载体,因此连接参会者是互联网应用于会展行业的最稳妥的切入点。而O2O2O模式恰恰是真正的实现了一种闭环的形态,让线上、线下连接成“圆满”。

试想,展会结束后,倘若参展商或采购商还能继续对未能在现场接触到的参会对象在线发出合作、线下会见请求,这将何等放大展会的商业连接的价值?况且,这对于参会者而言,展会品牌有着更深切、实在的价值。

具体而言,这种O2O2O模式的优势是:

第一,对参会者而言更轻量、使用成本低,更适合内贸展的参会者;

第二,B2B策略解决人对人问题,因此无论企业大小,无须新建电子商务业务部门依然适用;

第三,无须参展企业建立新的线上销售渠道,反而是通过线上商业社交撮合来增强传统线下渠道建设;

第四,无限地时空放大展会“连接”价值,但也仅是对时空的放大而已,因为参会者无需公布约见目的或约见成果,更不涉及成功交易的具体数据,因此对主办方而言这只是一个高效促进其原本商业配对活动的在线工具,不涉及最担心的参会数据安全问题,可以放心使用;

第五,让参展商有渠道能提前邀约预登记采购商,同时让采购商与采购商之间的连接变得可能,巨大的弥补了传统展会场景的单向连接,增强两两连接,最终提升参展效果、观展效率,提升展会品牌价值。

当下,伴随着互联网的发展,出现了全程媒体、全息媒体、全员媒体、全效媒体,信息无处不在、无所不及、无人不用……全媒体时代成为了大趋势!企业和市场发展必须紧跟时代,大胆运用新技术、新机制、新模式,加快融合发展步伐,实现宣传效果的最大化和最优化。媒体,作为信息的重要载体,被人们广泛应用在各个环节中。微会动在继续保持原有平台活动场景互动营销运营服务功能的基础上,顺应数字技术与媒体传播发展大趋势,在2019年全面升级平台服务体系,打造实现“全媒体策略+现场微信互动+营销转化引擎”三位立体服务体系,力求实现帮助会议会展活动1-2个月、低成本用互联网信息技术快速实现流媒体数字化布局,让“线上+线下全域流量”利效性转化。

微会动平台创始人袁帅认为:“由于新媒体传播具备速度较快、覆盖面广、影响深远的特点,目前新媒体传播手段已经越来越被活动主办者接受和依赖,而随着全媒体发展的大趋势,活动本身便将成为一个巨大的媒体平台。媒体的作用虽然因‘活动’而异,但是,对于大部分的活动,媒体传播性应该可看做是构成活动本身的一个极其重要的组成元素,在品牌传播、影响力扩散、项目招商、赞助合作等方面发挥着重要作用。并且按照活动行业规定或者常规,活动前提前邀请联系,活动中接待协调,活动后回访索稿,平常维护重点合作对象关系,传统意义上的新闻媒体传播作用在日渐衰减,其价值意义主要集中在活动公信力背书一点上,活动产业发挥自身优势,构建自身的互联网、移动互联网媒体传播影响力,自建流量池,数据池已然是必然。”

时代在变,顺应趋势企业才有发展空间。

【百家号-新社汇and微会动袁帅】运营者袁帅,会展业信息化、数字化领域专家,数据分析师,中国电子商务职业经理人,网络营销师,SEM搜索引擎营销师,SEO工程师 。新社汇平台联合创始人、微会动平台创始人兼首席营销顾问,静花缘精品系列民宿互联网线上运营。